Documenti

ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZAT

(verzió: 2)

Dr. Spielmann Éva Ügyvédi Iroda

(1126 Budapest, Ugocsa u. 5.)

(tagja: dr. Spielmann Éva ügyvéd)

1.  A SZABÁLYZAT CÉLJA

1.1 A Dr. Spielmann Éva Ügyvédi Iroda (1126 Budapest, Ugocsa u. 5.; a továbbiakban: „Ügyvédi Iroda”) tagja az ügyvédi tevékenysége során a megbízásaihoz közvetlenül kapcsolódóan papír alapú okiratok hiteles elektronikus másolatának elkészítését is végzi (a továbbiakban: „elektronikus másolatkészítés”).

1.2 Az Ügyvédi Iroda tagja az elektronikus másolatkészítés során eredeti, papíralapú dokumentumokból elektronikus információkat állít elő digitalizálási, hitelesítési és időbélyegzési technológiával, és az így keletkezett elektronikus iratot tárolja.

1.3 Az Ügyvédi Iroda tagja az elektronikus másolatkészítési tevékenységet az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény (a továbbiakban: „Üttv.”) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: „Eüsztv.”), továbbá az annak felhatalmazása alapján kiadott, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: „Korm. r.”) rendelkezései szerint, a jelen szabályzatban meghatározott módon végzi.

2. A SZABYÁLZAT HATÁLYA

2.1. A jelen szabályzat  személyi hatálya az Ügyvédi Irodára, az Ügyvédi Iroda tagjára, tárgyi hatálya pedig az elektronikus másolatkészítésre alkalmazott informatikai rendszerre vonatkozik (így különösen: számítógépek, hálózati eszközök, szkenner, nyomtató, operációs rendszer, alkalmazások, adathordozók), valamint az alkalmazott informatikai rendszer fizikai környezetére. Az elektronikus másolatkészítés az Ügyvédi Iroda székhelyén történik.

2.2. A jelen szabályzat  annak kihirdetésétől (nyilvánosságra hozatal) annak visszavonásáig hatályos.

3. Az ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉS MÓDJA

3.1 Papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során az Ügyvédi Iroda tagja a papíralapú dokumentumról oldalhű elektronikus másolatot készít, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, az elektronikus másolaton elhelyezi és egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendeli az alábbi metaadatokat:

- a papíralapú dokumentum fizikai méretei;

- a másolatkészítő személy elnevezése és (ha letérő személy) a másolat képi egyezéséért felelős személy neve;

- a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;

- az irányadó másolatkészítési szabályzat elérhetősége.

- a másolatkészítés ideje;

3.2 A fenti metaadatok elhelyezését követően az Ügyvédi Iroda tagja – papíralapú okirat elektronikus okirati formába alakítása esetén – az elektronikus másolatot időbélyegzővel ellátott, minősített elektronikus aláírásával látja el, amellyel az Üttv. 46. § (3) bekezdése alapján tanúsítja, hogy az elektronikus okirat a papíralapú okirattal az időbélyegzőben megjelölt időpontban mindenben megegyezett. Egyébként az Ügyvédi Iroda tagja a papíralapú dokumentum elektronikus másolatát külön hitelesítési záradékkal látja el, amely hitelesítési záradék a következőt tartalmazza: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”. Ezen külön hitelesítési záradék az Üttv. 46. (3) bek. szerinti tanúsítás érvényességét, hatályát nem érinti. A hitelesítési záradékkal ellátott dokumentumot az Ügyvédi Iroda tagja időbélyegzővel ellátott, minősített elektronikus aláírásával látja el.

3.3 Az Ügyvédi Iroda tagja az általa ellenjegyzett papíralapú okirat elektronikus formába való alakítása során az elektronikus okiratot is ellenjegyzi az Üttv. 43. § (3) bekezdésében foglaltak szerint.

3.4 Az Ügyvédi Iroda tagja az elektronikus okiratot - ha a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg - a másolatkészítéstől számított tíz évig megőrzi. Az Ügyvédi Iroda tagja az általa ellenjegyzett, elektronikus formába alakított papíralapú okiratot, - ha a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg - az átalakítástól számított öt évig megőrzi.

4. MŰSZAKI ÉS EGYÉB FELTÉTELEK

4.1 Az elektronikus másolat készítése a papír alapú dokumentumok szkennelésével történik irodai kapacitású és megbízható szkenner alkalmazásával legalább 200 dpi felbontással, fekete-fehér vagy szürkeárnyalatos kivitelben. A másolatkészítés során a dokumentumok oldalanként szkennelésre kerülnek, kivéve a teljesen üres (sem képi sem szöveges információt nem tartalmazó) oldalakat. A szkennelés eredménye PDF formátumú állományba kerül.

4.2 A szkennelést követően a másolatkészítés további lépései a Microsec Kft. E-szignó programja alkalmazásával történnek.

4.3 A másolatkészítés során csak olyan másolat készül, mely a papír alapú dokumentum egészét tartalmazza; nem készül sem részleges másolat, sem elektronikus kivonat.

4.4. A másolatkészítés csak abban az esetben sikeres, ha a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi megfelelése megállapítható, vagyis egyaránt biztosított a papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége. A képi megfelelést minden esetben egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre; automatikus másolatkészítésre nem kerül sor.

4.5. Képi megfelelést biztosító sikeres másolatkészítés után az Ügyvédi Iroda tagja a Microsec Kft. E-szignó programjának alkalmazásával látja el az elektronikus dokumentumot metaadatokkal, illetőleg – külön hitelesítési záradék alkalmazása esetén – hitelesítési záradékkal.

4.6. Az Ügyvédi Iroda tagja az egyes elektronikus másolatokat (okiratokat) külön-külön, vagy pedig az elektronikus okiratokat tartalmazó e-aktát egységesen látja el elektronikus aláírással; utóbbi esetben az elektronikus másolatokat tartalmazó e-akta a továbbiakban csak egységesen kezelhető és az abban található elektronikus dokumentumok csak egységesen minősülnek hiteles elektronikus másolatnak (okiratnak).

4.7 Az Ügyvédi Iroda tagja az elektronikus másolatkészítés során olyan elektronikus aláírást alkalmaz, amely időbélyegzővel is el van látva.

Hatályos: 2020. július 01. napjától